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工作流系统的主要组成部分
1.过程定义工具
过程定义工具被用来创建计算机可处理的业务过程描述。它可以是形式化的过程定义语言或对象关系模型，也可以是简单地规定用户间信息传输的一组路由命令。
2.过程定义
过程定义（数据）包含了所有使业务过程能被工作流执行子系统执行的必要信息。这些信息包括起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、各业务的参与者需要做的工作、相关应用程序和数据的调用信息等。
3.工作流执行子系统（WES）和工作流引擎
工作流执行子系统也称为（业务）过程执行环境，包括一个或多个工作流引擎。工作流引擎是WFMS的核心软件组元。它的功能包括：解释过程定义；创建过程实例并控制其执行；调度各项活动；为用户工作表添加工作项；通过应用程序接口（API）调用应用程序；提供监督和管理功能等。工作流执行子系统可以包括多个工作流引擎，不同工作流引擎通过协作共同执行工作流。
4.工作流控制数据
指被WES和工作流引擎管理的系统数据，例如工作流实例的状态信息、每一活动的状态信息等。
5.工作流相关数据
指与业务过程流相关的数据。WFMS使用这些数据确定工作流实例的状态转移，例如过程调度决策数据、活动间的传输数据等。工作流相关数据既可以被工作流引擎使用，也可以被应用程序调用。
6.工作表和工作表处理程序
工作表列出了与业务过程的参与者相关的一系列工作项，工作表处理程序则对用户和工作表之间的交互进行管理。工作表处理程序完成的功能有：支持用户在工作表中选取一个工作项，重新分配工作项，通报工作项的完成，在工作项被处理的过程中调用相应的应用程序等。
7.应用程序和应用数据
应用程序可以直接被WFMS调用或通过应用程序代理被间接调用。通过应用程序调用，WFMS部分或完全自动地完成一个活动，或者对业务参与者的工作提供支持。与工作流控制数据和相关数据不同，应用数据对应用程序来讲是局部数据，对WFMS的其他部件来说是不可见的。
工作流管理系统的标准和产品
近年来，工作流技术得到长足的发展。1993年成立了工作流管理联盟（Workflow Management Coalition,WFMC）。此后，该组织颁布了一系列工作流产品标准，包括工作流参考模型、工作流术语表、工作流管理系统各部分间接口规格、工作流产品的互操作性标准等。这些举措加速了工作流技术的商品化。
现在，许多公司都基于这些标准推出了自己的工作流产品。工作流产品主要分为两大类：
一类是基础的工作流系统，提供引擎、设计器、相关接口等。应用系统的开发商可以基于此类系统开发具有工作流管理功能的应用软件。典型产品如ActionTechnologiesInc.的ActionWorkflow、IBM的FlowMark等。
另一类是应用了工作流技术，包括内置较完整的工作流功能，但面向应用的应用级软件系统，这种系统是直接面向最终用户的流程化应用。同时，系统中还往往针对应用需要，集成了其他功能。典型产品如神州数码工作流软件EasyFlow，就是以工作流技术为核心的全面的企业办公自动化(OA)产品。
工作流为企业流
在市场竞争日趋激烈的时代，企业所处的商业环境也在悄然发生变化，客户需求瞬息万变，产品生命周期不断缩短，技术不断创新，企业要在这样一个竞争和变化的外部环境下、生存，必须随需应变，不断调整、优化企业的各种业务流程，对流程进行重构。利用信息技术可以加速企业流程重构，实现有效有序的管理和高度的灵活性。在企业信息化大潮下的今天，大多企业特别是有一定规模的企业都进行了信息化建设，如销售系统、SCM、MRP、财务系统、办公自动化等。然而，这类系统往往局限于解决企业内部的具体事务问题，面向企业内部功能，而不是面向市场和面向客户的系统；其开发模式通常是将业务流程硬编码到应用系统的整体结构中，每次业务流程的修改都可能引起程序结构的大幅变动。对于最终用户来说，业务流程变更的置后严重地影响了市场的响应速度，失去了市场机会；但对于系统集成商和软件开发商来说，业务流程不断变更，使之更陷入系统开发和维护的泥沼中。 业务流程发动机 我们迫切需要一种能够支持业务流程自动化(Business Process Automation，BPA)的软件工具来满足企业流程管理的需要。
工作流管理系统正是顺应这一需求孕育而生，它是用于实现工作流建模、执行、监控、分析、度量和优化的基础中间件平台。具有以下关键性功能：
可视化的流程设计工具，加速过程建模；
支持串行、并行、分支、汇合、循环、同步、子流程等流程逻辑结构，满足各类复杂流程建模需要；
电子表单设计工具，快速实现活动内容展现；
分布式工作流引擎，实现跨部门、跨企业、跨地理范围的多流程协作和流程自动化；
强大的应用集成服务，完成工作流与“信息
孤岛”状的企业已有应用之间的无缝集成与互操作；
图形化的流程监控工具，即时动态监控、跟踪流程执行状态和相关数据；
图形化的流程仿真、分析工具，对流程执行语法/语义检查，为优化流程提供依据。 拓展工作流应用空间 企业信息系统的开发平台 当前企业信息管理系统从最初的基于文件系统的应用，发展到现在的基于数据库系统的应用，在企业界得到了普遍的认可，许多企业基于数据库管理系统开发了自己的企业应用系统，许多专业公司也为广大用户开发了一系列成熟的数据库应用系统，如ERP、SCM、CRM、PDM、CPC(企业协作环境)等等。
信息管理系统是信息收集、存储、处理、流转、发布的过程，数据库管理系统适于信息的收集、存储和检索，而复杂信息管理系统的大量工作都是信息的处理、流转和发布的过程，数据库管理系统对于信息的处理、流转和发布却显得力不从心。
DBMS负责信息的存储和检索，工作流管理系统负责信息的流转，通用报表系统负责信息发布形式的表示和信息的收集，应用系统负责信息的处理，这种模块化的体系结构使信息的收集、存储、处理、流转、发布相分离，既保证了系统的可靠性，又保证了系统的柔性和扩展性。 当前工作流管理系统在许多企业信息系统已得到了一定的应用，典型应用如：图像处理领域、文档管理系统、产品数据管理系统、群件系统、电子商务领域、ERP系统等。 企业流程自动化的应用平台 工作流管理系统最直接的用途就是和企业业务流程重构(Business Process Reengineering，BPR)技术相结合管理企业的各种流程，实现企业流程的自动化。
BPR是对企业过程中的核心流程进行根本的重思考和彻底的重设计，以便在现有衡量企业表现的关键如成本、品质、服务和速度等方面获得戏剧化的改善。许多企业对其流程进行了重组，取得了巨大的效果，例如，IBM信贷公司通过实施流程重组，把为顾客提供融资服务的周期减少了90%(由原来的7天压缩为4个小时)；柯达公司对新产品开发实施流程重组，结果把35毫米焦距一次性照相机从概念设计到生产所需要的开发时间缩短了50%，从原来的38周降低到19周。 工作流管理系统则提供了流程自动执行、流程统计分析、实例实时监控和跟踪等功能的一系列软件工具集，一方面实现了流程在计算机上的自动处理，大大缩短了流程的生命周期，提高了企业的工作和生产效率；另一方面，又可以使用户方便地分析企业业务流程，找出不合理之处，快速给出流程重组的方案。因此，工作流是业务流程重构技术的实现和延伸。 企业应用系统的集成平台 由于企业信息化过程是一个循序渐进的过程，导致企业存在许多老的应用系统。加上企业常常根据自己的需要来选择适合自己的应用系统，企业间应用系统的差别更是巨大，企业内部和企业之间各个应用系统不能进行有效的信息交换，企业内部和企业间存在许多“信息孤岛”。为了消除孤岛，人们提出了许多信息集成框架，如基于XML的信息集成框架、基于STEP标准的工程信息集成框架，纵观这些技术我们认为，它们多局限于静态信息的交换格式的定义，而对于各个应用系统间相互协作共同完成某项任务的情形却考虑较少，这种情况下需要多个应用系统按照结构化或非结构化流程来协同工作，在任务的不同时间激活不同的应用系统，并为应用系统传递相应的参数，而工作流管理系统正满足了这一要求。工作流管理系统可以按照流程的定义，在适当的时间激活相应的应用系统，传递给应用系统相应的参数，获取应用系统的处理结果，把其传递到下一应用，从而实现应用系统的集成。
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